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调查显示，我国工业企业的数据资料存量普遍性不大，66%的企业数据库总量都在20TB以下，这虽然不能直接等同文件数量，但51%企业仍在使用文档或更原始的方式来进行数据文件管理。合同类文件、报告类文件、客户信息、订单数据和交易明细、实际文件数量可能会更多。那么一年到头，这些文件会怎样保管和流转，以确保其安全性、完整性追溯性。以下是关于这些重要文档和文件去向的详细分析：
从存储来看：仓库是大多数企业存放纸质文件的位置：几乎除了机要文件，一般文件及普通资料；子公司存放：存放机要文件与一般重要文件；现场保管：在各部、室的办公场所以适当的方式整理保管。从流转上看：在企业内部，文件会根据需求流转到不同的部门和员工手中，来支持业务的正常进行。例如，订单数据会由销售部传达给生产部，生产部再传达给物流部等直至项目结束，资料分类并回归最后存储位置。最后根据每份文件属性及保存期进行相应的销毁处理。客户名单、订单数据、交易明细的特别处理由于这类文档包含隐私数据，安全性至关重要。
总之，企业一年累计下来文件数量是一个庞大的数字，具体数量取决企业的规模、行业属性、业务复杂性等诸多要素。因此，对这些文件的保管与适时销毁，对于企业的稳步发展和风险管控具有极其重要的意义。
